Blog

8 grudnia 2020

Co zrobić, gdy nie zgadzamy się z doręczoną fakturą?

Obrót gospodarczy powinien być oparty na wzajemnym zaufaniu kontrahentów. I faktycznie, zdecydowana większość zawieranych umów jest realizowana bezproblemowo, a wzajemne zobowiązania stron są wypełniane zgodnie z treścią łączącego ich stosunku prawnego. Czasami jednak zdarza się, że jedna ze stron nie wywiązuje się z zawartej umowy, a jej działania są źródłem konfliktów, które niejednokrotnie znajdują swój finał w sądzie.

Jedną z takich sytuacji, które mogą doprowadzić do sporu pomiędzy kontrahentami jest wystawienie i przesłanie drugiej stronie niezasadnej lub błędnej faktury VAT. Zasadniczo możemy mieć do czynienia z dwoma głównymi zdarzeniami:

1. wystawieniem faktury potwierdzającej faktycznie wykonaną usługę, sprzedaż, dostawę, itp., lecz opiewającej na wyższą niż umówiona uprzednio kwotę 

lub

2. wystawieniem faktury, która nie ma pokrycia w wykonanej usłudze/sprzedaży itd.

Przed przystąpieniem do analizy możliwych rozwiązań należy zwrócić uwagę na jedną bardzo ważną kwestię. Faktura jest dokumentem sformalizowanym, który będzie prawidłowy tylko wówczas, gdy jednocześnie odzwierciedla rzeczywiste zdarzenie gospodarcze. Co więcej, jest ona nierozerwalnie powiązana z obowiązkiem podatkowym po stronie podatnika. Warto podkreślić, że wystawienie faktury to nie tylko jej fizyczne sporządzenie, lecz także doręczenie drugiej stronie, które jest równoznaczne z jej wprowadzeniem do obrotu. Posługiwanie się fakturami powinno być zatem dostosowane do obowiązujących norm, które nie są niestety jednoznaczne i nie regulują pewnych kwestii, rodząc tym samym problemy
w praktyce.

Przechodząc do meritum, w praktyce można spotkać różne sposoby reakcji na tego typu sytuacje. Najczęściej spotykaną jest reguła odsyłania faktury nadawcy bez jej uprzedniego zaksięgowania. Wydaje się jednak, że takie działanie nie jest właściwe i nie znajduje oparcia w obowiązujących przepisach. W pierwszej kolejności należy zauważyć, że w przypadku sprzedaży, dostawy towarów, czy świadczenia usług na rzecz innego zobowiązanego z tytułu podatku od wartości dodanej lub innego podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą to zdarzenie (art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, Dz.U.2020.106 t.j. z dnia 23.01.2020 roku).

Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki może wystawić specjalny rodzaj dokumentu – notę korygującą. Bardzo istotny jest jednak fakt, że nie wszystkie omyłki mogą zostać w ten sposób zmienione. Nota nigdy nie może zmieniać:

1. miary i ilości dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług;

2. ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto);

3. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen;

4. wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku;

5. stawki podatku;

6. sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

7. kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

8. kwoty należności ogółem.

Jak widać, zmiana faktury w trybie noty korygującej dotyczy wyłącznie mniej istotnych elementów i nie obejmuje między innymi ceny. Jak zatem rozwiązać problem błędnie wpisanej ceny, ilości, czy wartości? Kontrahent, który nie zgodzi się z fakturą w takim zakresie powinien zwrócić się do wystawcy faktury o jej skorygowanie. Razem z takim wezwaniem warto dołączyć dowody w postaci umowy, maili, utrwalonych na piśmie ustaleń stron, protokołów, itp., w celu uwiarygodnienia swojego żądania. Ustawa o podatku od towarów i usług przewiduje bowiem wystawienie faktury korygującej stanowiąc, iż w przypadku, gdy po wystawieniu faktury – między innymi – stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, podatnik wystawia fakturę korygującą (art. 106j ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług). Z tego względu, zawierając umowę, warto zachować w formie pisemnej wszelkie ustalenia dokonane z drugą stroną. Oczywiście nie chodzi tu o zakładanie nieuczciwości kontrahenta. Takie działanie powinno wejść w nawyk, ponieważ nawet w przypadku stron współpracujących bezproblemowo od wielu lat mogą zdarzyć się błędy, nieporozumienia i niedomówienia, które następnie mogą stać się przyczyną wieloletniego sporu sądowego.

Należy pamiętać, że dokonanie korekty faktury we wskazany w przepisach sposób (poprzez fakturę korygującą, art. 106j ustawy o podatku od towarów i usług) może mieć miejsce wyłącznie wówczas, gdy pierwsza (błędna) faktura została odebrana przez drugą stronę (nabywcę). Brak potwierdzenia jej odbioru jest równoznaczny z brakiem możliwości obniżenia podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego.

Na koniec warto także wskazać, iż niejednokrotnie pojawia się pytanie, czy zasadnym jest powoływanie się względem wystawcy nierzetelnej faktury na odpowiedzialność karną przewidzianą w kodeksie karnym skarbowym lub kodeksie karnym. Wydaje się jednak, że najlepszym rozwiązaniem będzie zwrócenie się najpierw o dokonanie korekty faktury, a powoływanie się na przepisy regulujące odpowiedzialność karną pozostawić jako „ostateczność”, gdy polubowne próby rozwiązania sporu zawiodą.

Podsumowując, co powinien zrobić przedsiębiorca, który otrzymał niezasadną fakturę?

1. Przede wszystkim nie powinien jej odsyłać.

2. Wezwać wystawcę faktury do dokonania korekty tak, aby faktura odzwierciedlała rzeczywisty stan rzeczy, powołując się na posiadane dokumenty, dowodzące wskazanej przez przedsiębiorcę kwoty, ilości itp.

3. W ujęciu praktycznym, gdy kontrahent nie zgadza się na dokonanie korekty, a faktura obejmuje dostawę np. dwóch sztuk towaru, a w rzeczywistości otrzymaliśmy wyłącznie jedną sztukę, można zaksięgować tą jedną sztukę, zgodnie ze stanem faktycznym.

4. Jeżeli faktura została wystawiona i doręczona niezasadnie, tzn. pomimo niewykonania usługi, dostawy itp. należy pozostawić ją w dokumentacji księgowej bez wprowadzania do odpowiednich ksiąg i ewidencji, a następnie wezwać kontrahenta do dokonania korekty „do zera”.

Autor:

Przemysław Chmielowski – prawnik w Kancelarii Duraj & Reck i Partnerzy

Więcej na blogu:

  • 14/03/2024

    Wojciech Sawicki

    Niemal do wszystkich dotarła już informacja o tym, że od 14 marca 2024 r. pijany kierowca straci samochód albo zapłaci jego równowartość. Opisany przepadek ma zastosowanie w dwóch sytuacjach: jeżeli pijany kierowca spowoduje wypadek (przy stężeniu powyżej 1 promila we krwi jego orzeczenie jest obowiązkowe) lub obligatoryjnie, jeżeli pijany kierowca prowadzi pojazd przy stężeniu alkoholu we krwi nie niższym niż 1,5

  • 14/03/2024

    Marek Gola

    14 marca 2024 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu postępowania karnego w zakresie doręczeń poprzez umieszczenie treści pisma w elektronicznym portalu informacyjnym. Przepisy o e-doręczeniach wprowadzane nowelizacją z 7 lipca 2023 r. (Dz. U., poz. 1860) są pokłosiem kontynuacji zmian w przepisach procesowych związanych z informatyzacją wymiaru sprawiedliwości. 

  • 21/02/2024

    Martyna Kasperska

    Częstym problemem w przypadku tzw. pracownika mobilnego, którego praca w zasadniczej części polega na przemieszaniu się pomiędzy miejscami, w których czekają na niego obowiązki (np. spotkania z kontrahentami w biurach w całym województwie, a nawet kraju), jest ustalenie od którego momentu rozpoczyna i kiedy kończy swoją pracę. Nie ma wątpliwości, że co do zasady dojazd pracownika z domu do pracy i z powrotem nie jest wliczany do czasu pracy. Jednak w przypadku przedstawicieli handlowych czy serwisantów, którzy często dysponują przy tym samochodem służbowym, granice między czasem prywatnym a czasem pracy mogą być trudne do ostrego zarysowania.