Blog

Proces poprzedzający zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego, choć często postrzegany przez wykonawców jako skomplikowany, składa się w rzeczywistości z jasno określonych etapów. Wykonawcy mają realny wpływ na treść dokumentów zamówienia. Przepisy przewidują możliwość zadawania pytań zamawiającemu w celu rozwiania wątpliwości dotyczących m.in. opisu przedmiotu zamówienia, warunków udziału w postępowaniu oraz kryteriów oceny ofert. W przypadku, gdy działania zamawiającego odbiegają od obowiązujących zasad, wykonawcy mają także prawo do skorzystania ze środków ochrony prawnej.

Gdzie szukać zamówień?

Ogłoszenia o zamówieniach publicznych publikowane są na rządowej platformie „e-zamówienia”. Platforma ta udostępnia bezpłatne usługi elektroniczne wspierające proces udzielania zamówień publicznych, w tym komunikację między zamawiającymi a wykonawcami. Dla wykonawców platforma stanowi przede wszystkim narzędzie umożliwiające przeglądanie ogłoszeń, wyszukiwanie zamówień według określonych kryteriów, takich jak rodzaj zamówienia (dostawy, usługi, roboty budowlane), rodzaj zamawiającego, przedmiot zamówienia itp. Zamawiający mogą prowadzić postępowania na platformie „e-zamówienia” albo na dedykowanych platformach zakupowych. Informacje o miejscu prowadzenia postępowania są podawane bezpośrednio w ogłoszeniu o zamówieniu. Dla wykonawców jest to kluczowa informacja, wskazująca, jak należy złożyć ofertę oraz gdzie znaleźć dokumenty zamówienia.

Krok pierwszy – analiza dokumentów zamówienia

Przez dokumenty zamówienia należy rozumieć w szczególności dokumenty służące do określenia lub opisania warunków zamówienia, w tym specyfikacja warunków zamówienia oraz opis potrzeb i wymagań (częściej zwany przez zamawiających „opisem przedmiotu zamówienia”). Do dokumentów zamówienia należy również umowa (projektowane postanowienia umowy). W pierwszej kolejności warto zapoznać się z opisem przedmiotu zamówienia, w którym zamawiający określa wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty, a także wymagane cechy dostaw, usług lub robót budowlanych. Następnie warto przejrzeć projekt umowy zwracając szczególną uwagę na terminy realizacji, sposób płatności, możliwość płatności częściowych, waloryzację wynagrodzenia, wysokość kar umownych oraz ewentualne możliwości zmiany umowy.

Po zapoznaniu się z opisem przedmiotu zamówienia, kolejnym krokiem powinna być analiza warunków udziału w postępowaniu. Mogą one dotyczyć zdolności do występowania w obrocie gospodarczym, uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, sytuacji ekonomicznej lub finansowej, a także zdolności technicznej lub zawodowej.

Jeżeli wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, warto przeanalizować kryteria oceny ofert. Często cena jest jedynym kryterium, ale zamawiający mogą przewidzieć także dodatkowe np. wydłużenie gwarancji na wykonane prace. Zaoferowanie dłuższego okresu gwarancji pozwoli uzyskać dodatkowe punkty przy ocenie oferty, a to może mieć znaczenie dla jej wyboru.

Krok drugi – możliwość zadawania pytań

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości interpretacyjnych, niejasności lub dwuznaczności w treści dokumentów zamówienia,  wykonawca ma prawo zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o ich wyjaśnienie. W procedurze krajowej (tryb podstawowy), Zamawiający ma obowiązek udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynął nie później niż na 4 dni przed tym terminem. Terminy zadawania pytań i udzielania wyjaśnień w procedurze unijnej (przetarg nieograniczony) reguluje art. 135 p.z.p.

Pytania należy zadawać jak najwcześniej, ponieważ zamawiający nie ma obowiązku udzielenia odpowiedzi na pytania, które wpłyną po terminie. Z kolei, jeśli Zamawiający nie udzieli odpowiedzi na pytania złożone w terminie, jest zobowiązany do przedłużenia terminu składania ofert.

Udzielone przez zamawiającego wyjaśnienia są wiążące dla wszystkich uczestników postępowania.

Krok trzeci – Wykonawco odwołaj się

Jeżeli podczas analizy dokumentów zamówienia, w szczególności warunków zamówienia, kryteriów oceny ofert, wykonawca uzna, że są one nieproporcjonalne, nie zapewnią uczciwej konkurencji, faworyzują określonych wykonawców, określone produkty, ma prawo skorzystać ze środków ochrony prawnej. Podobnie jest w przypadku treści umowy – jeśli zawiera zakazane postanowienia (art. 433 ustawy p.z.p.) bądź inne, które naruszają interes wykonawcy. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie:

• 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub  zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi  unijne;
• 5 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub na stronie internetowej, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progu unijne.

Jak widać z powyższego, terminy te nie są długie, zwłaszcza w postępowania krajowych. Dlatego nie warto zwlekać, ponieważ jeżeli w odpowiednim czasie wykonawca nie podejmie odpowiednich działań, treść dokumentów stanie się  wiążąca. Warto nadmienić, że czasami samo złożenie odwołania powoduje, że zamawiający, uznając racje wykonawcy, wprowadza zmiany w dokumentach zamówienia jeszcze przed rozpoznaniem sprawy przez Krajową Izbę Odwoławczą.

Krok czwarty – złożenie oferty

Zamawiający w Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) poświęcają zazwyczaj osobny rozdział na opis dokumentów, które należy złożyć wraz z ofertą. SWZ zawiera wzory oświadczeń o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw wykluczenia. Dokument ten dostarcza również informacji na temat sposobu podpisania oferty – wymogu opatrzenia odpowiednio podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym czy podpisem osobistym. Dodatkowo zamawiający zamieszczają szczegółowe instrukcje dotyczące składania ofert za pośrednictwem ich platformy.

Krok piąty – otwarcie ofert

Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania (platformie) informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Następnie, niezwłocznie po otwarciu ofert, publikuje dokument – tzw. „informację z otwarcia ofert”, w którym podaje m.in. nazwy wykonawców, którzy złożyli oferty oraz zaoferowane ceny. Po publikacji tej informacji, zamawiający przystępuje do badania i oceny złożonych ofert. Na tym etapie wykonawcy powinni oczekiwać ewentualnych wezwań do wyjaśnień lub do złożenia dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

Krok szósty – wybór oferty, tu też można się odwołać

Jeżeli Zamawiający dokonał czynności niezgodnej z przepisami ustawy p.z.p., np. bezpodstawnie odrzucił ofertę albo wybrał ofertę wykonawcy, który nie spełniał warunków udziału w postępowaniu bądź gdy zachodziły wobec niego podstawy wykluczenia – Wykonawca również ma prawo skorzystać ze środków ochrony prawnej. Terminy na wniesienie odwołania, omówione wcześniej obowiązują i w tym przypadku, ale zaczynają biec od momentu przekazania informacji o czynności stanowiącej podstawę wniesienia odwołania. Przykładowo termin ten liczony jest od dnia przekazania informacji o odrzuceniu oferty, a nie od dnia wyboru najkorzystniejszej oferty, co często bywa mylnie interpretowane przez wykonawców (może się jednak zdarzyć, że oba te komunikaty są przekazywane tego samego dnia).

Podsumowanie – zawarcie umowy

Zakończeniem wyżej opisanej procedury jest udzielenie zamówienia, czyli podpisanie umowy z zamawiającym. Średni czas trwania postępowania poniżej progów unijnych w 2023 r. wynosił 40 dni, natomiast w postępowaniach unijnych aż 90 dni. Oczywiście jest to wartość średnia, a coraz częściej zamawiający finalizują proces udzielania zamówienia szybciej. Po podpisaniu umowy, wykonawca może przystąpić do realizacji zamówienia publicznego.