Blog
Umowa między spółką a członkiem jej zarządu
Czy członek zarządu może być stroną umowy, gdy drugą stroną jest spółka? Odpowiedź wydaje się prosta: nie. Ale problem reprezentacji spółki w umowach z członkami zarządu jest bardziej złożony.
Kwestię niedopuszczalności zawierania umów z członkami zarządu jednoznacznie określają przepisy Kodeksu spółek handlowych: art. 210 §1 w odniesieniu do spółki z o.o. i art. 379 §1 w odniesieniu do spółki akcyjnej. Zarówno w spółce z o.o., jak i spółce akcyjnej do reprezentowania spółki w umowie z członkiem jej zarządu uprawniona jest rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia w spółce akcyjnej). Oczywiście gdy w spółce z o.o. nie ma rady nadzorczej, to jedynym rozwiązaniem pozostaje powołanie pełnomocnika.
W przypadku gdy spółkę reprezentuje rada nadzorcza, to w jej imieniu zazwyczaj działa przewodniczący rady nadzorczej lub osoba wskazana w uchwale rady. Jeśli natomiast powoływany jest pełnomocnik, to musi to nastąpić w uchwale zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia. Należy uznać, iż nie ma przeszkód do tego, by w przypadku spółki z o.o. podjąć uchwałę w trybie 227 §2 ksh (głosowanie pisemne), choć w doktrynie ta kwestia jest sporna z uwagi na określenie ?uchwałą zgromadzenia wspólników?, użyte w przepisie art. 210 §1 ksh. Istotą uchwały jest wyrażenie woli przez wspólników, którzy tworzą organ, jakim jest zgromadzenie wspólników. Nie powinno mieć zatem znaczenia, w jakiej formie podejmowana jest uchwała. W konsekwencji należy uznać, że w każdym przypadku, w którym ustawa nie nakazuje odbycia zgromadzenia wspólników, wystarczające będzie podjęcie uchwały w trybie art. 227 §2 ksh.
Uchwała o powołaniu pełnomocnika w trybie art. 210 §1 ksh lub art. 379 §1 ksh powinna wskazywać w szczególności osobę pełnomocnika oraz konkretną czynność, do jakiej jest on powołany (np. zawarcie umowy o dzieło), lub określenie rodzaju czynności. Należy w tym miejscu zaznaczyć, że niedopuszczalne jest powołanie pełnomocnika do wszelkich czynności z członkami zarządu (pełnomocnictwa ogólnego).
Pełnomocnikiem powołanym uchwałą wspólników może być każda osoba z wyjątkiem członka zarządu będącego drugą stroną umowy. Sporne jest, czy pełnomocnikiem może być inny członek zarządu spółki (niebędący stroną umowy). W doktrynie podnosi się, iż taka sytuacja stanowi obejście prawa. Trudno się z tą argumentacją nie zgodzić, jednakże nie można też pominąć odmiennego stanowiska, jakie zajął Naczelny Sąd Administracyjny Ośr. Zam. w Białymstoku (por. wyrok w sprawie SA/Bk 94/98).
Osobnego omówienia wymaga rola prokurenta przy umowach z członkami zarządu. Bezsprzecznie prokurent nie może z mocy udzielonej mu prokury zawrzeć umowy z członkiem zarządu, gdyż taka umowa byłaby oczywiście sprzeczna z art. 210 lub odpowiednio 379 ksh. Nie wyklucza to jednak powołania w uchwale zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia) prokurenta jako pełnomocnika spółki do zawarcia umowy z członkiem zarządu.
Osobnego omówienia wymaga też sytuacja, gdy w spółce jedynym wspólnikiem (lub akcjonariuszem) i zarazem jedynym członkiem zarządu jest ta sama osoba. W takim wypadku, zgodnie z art. 210 §2 i art. 379 §2 ksh, dopuszczalne i zarazem konieczne jest dokonanie czynności z samym sobą, ale czynność zawsze wymaga formy aktu notarialnego, którego wypis notariusz przesyła sądowi rejestrowemu. Trzeba też zaznaczyć, że §2 obu ww. przepisów wyłącza zasady określone w §1, czyli umocowanie dla rady nadzorczej lub pełnomocnika powołanego uchwałą wspólników.
W praktyce, zwłaszcza małych spółek z o.o., pojawiają się wątpliwości co do celowości podejmowania uchwał z art. 210 §1 ksh. Często są bowiem sytuacje, że spółka ma dwóch wspólników i obydwaj zasiadają w zarządzie, co czyni uchwałę bezprzedmiotową, gdyż i tak głosują nad nią de facto członkowie zarządu. Wątpliwości te są jak najbardziej uzasadnione, ale nie zmieniają faktu, że uchwała musi być podjęta. Bez znaczenia jest także fakt, że podejmujący uchwałę wspólnicy są jednocześnie członkami zarządu. Nie ma też podstaw do wyłączenia wspólnika, będącego członkiem zarządu i drugą stroną umowy, od głosowania nad uchwałą. Przypadki wyłączenia wspólnika od głosowania określa art. 244 ksh i nie przewiduje wyłączenia wspólnika od głosowania nad uchwałą w sprawie powołania pełnomocnika do zawarcia umowy. Jednak odmiennie będzie wyglądała sytuacja, gdy pełnomocnik będzie powoływany w sprawie sporu między wspólnikiem a spółką. Kwestia wyłączenia akcjonariusza od głosowania na walnym zgromadzeniu jest uregulowana w ten sam sposób w art. 413 ksh.
Na koniec warto podkreślić, że umowa zawarta między spółką a członkiem jej zarządu jest bezwzględnie nieważna, jeśli spółka nie była reprezentowana przez radę nadzorczą lub pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia) albo gdy ta uchwała okaże się nieważna.
