Blog

Do lutego 2016 roku w Kodeksie pracy funkcjonował osobny rodzaj umowy – tzw. umowa na zastępstwo. Umowa taka zawierana była, jeżeli zachodziła konieczność zastępowania pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Pracodawca zawierał umowę na okres nieobecności konkretnego pracownika, a umowa rozwiązywała się na dzień przed powrotem dotychczas nieobecnego pracownika do pracy. 

Choć umowa jest nadal stosowana, w obecnym stanie prawnym nie ma już „umów na zastępstwo”, lecz są jedynie umowy na czas określony, które z uwagi na konieczność zastępowania nieobecnego pracownika mogą być zawierane na okres dłuższy niż 33 miesiące lub umów na czas określony może być więcej niż trzy.

Nowelizacją, która weszła w życie w dniu 22 lutego 2016 roku zerwała z wypracowanym przez lata schematem, iż zastępuje się pracownika, a nie zapewnia wykonanie obowiązków wynikających z zajmowanego stanowiska pracy. 

Jak poprawnie więc obecnie zawrzeć umowę na czas określony – czas zastępstwa nieobecnego pracownika?

W pierwszej kolejności wskazujemy czas trwania umowy o pracę. Pracodawca ma obowiązek oszacować czas nieobecności pracownika i w razie przedłużenia nieobecności, skorzystać z możliwości przewidzianych w art. 25 § 4 Kodeksu pracy – zawarcia czwartej i kolejnej umowy o pracę na czas określony lub umowy na czas określony dłuższy niż 33 miesiące. Takie umowy na czas określony nie przekształcą się automatycznie w umowę na czas nieokreślony. 

Zgodnie z treścią art. 29 § 1 pkt 1¹ Kodeksu pracy, pracodawca zobowiązany jest wskazać cel lub okoliczności, które uzasadniają zawarcie umowy na czas określony (czas zastępstwa nieobecnego pracownika). Uzasadnienie powinno stanowić informację o obiektywnych przyczynach zawarcie takiej umowy.

Dla zrealizowania tego celu wystarczające jest wskazanie, że umowa została zawarta na czas zastępowania innego pracownika na konkretnym stanowisko pracy, bez konieczności wskazywania danych osobowych tego pracownika. Dotychczas powszechną praktyką było wskazywanie wprost imienia i nazwiska zastępowanego pracownika. Obecnie jest to niedopuszczalne, zwłaszcza ze względu na RODO. Wskazanie imienia i nazwiska konkretnego pracownika nie jest uzasadnione celem zawarcia umowy na zastępstwo (zasada minimalizmu), ponieważ nadrzędnym celem takiej umowy jest zapewnienie ciągłości wykonywanych obowiązków a nie samo zastąpienie pracownika. 

Najbardziej kłopotliwy wydaje się moment zakończenia trwania umowy o pracę na czas określony – czas zastępstwa nieobecnego pracownika. W uzasadnieniu projektu nowelizacji Kodeksu pracy wskazano, że nie ma potrzeby wypowiadania umów na zastępstwo, w tym także umów na czas określony – czas zastępowania nieobecnego pracownika, ponieważ umowy te automatycznie rozwiązują się z chwilą powrotu nieobecnego pracownika do pracy. Nie można się z tym jednak zgodzić. Umowy o pracę na czas określony powinny być zawsze zawierane, jeżeli jest to uzasadnione terminowym charakterem wykonywanych obowiązków. Ponadto pracownicy zatrudnieni na podstawie umów o prace na czas określony nie powinni być traktowani gorzej niż pracownicy zatrudnieni na czas nieokreślony. 

Co więcej, pracodawca powinien posiadać informację od nieobecnego pracownika o przewidywanym czasie jego nieobecności. Umożliwia to oszacowanie czasu nieobecności pracownika. W razie nieprzewidzianego wydłużenia tej nieobecności, pracodawca może zawrzeć kolejną umowę na czas określony, niezależnie od limitów. 

Oznacza to, że pracodawca powinien racjonalnie ustalić przewidywany czas trwania umowy „na zastępstwo”, tak aby nie był zbyt długi, ponieważ w razie potrzeby ma możliwość jego wydłużenia. 

Takie działanie ma szczególne znaczenie dla pracownika zastępującego. Otrzymuje on konkretną informację do kiedy jego umowa o pracę może trwać, z zastrzeżeniem, że może zostać przedłużona. Nie zostaje on z kolei „z dnia na dzień” bez pracy. Również pracodawca ma możliwość np. ustalenia wymiaru urlopu konkretnego pracownika. Nie bez znaczenia jest także wpływ na poprawne kształtowanie relacji pomiędzy pracownikiem i pracodawcą, zwłaszcza mając na względzie obecnym niedobór pracowników na rynku pracy. 

Autor:

Karolina Wojtas – aplikant adwokacki, kancelaria Duraj Reck i Partnerzy