Od 1 stycznia 2023 roku obowiązują przepisy dotyczące sposobu zakładania i prowadzenia cyfrowej książki obiektu budowlanego (c-KOB). Zgodnie z wprowadzonymi zmianami   właściciele lub zarządcy obiektów budowlanych, dla których prowadzone były dotychczas książki obiektu budowlanego w postaci tzw. papierowej założone do dnia 31 grudnia 2023 roku, obowiązani są przejść na system cyfrowy najpóźniej do dnia 31 grudnia 2026 roku. Z kolei dla tych obiektów budowlanych, dla których do dnia 31 grudnia 2023 roku nie była założona i prowadzona książka obiektu budowlanego w postaci „papierowej”, począwszy od dnia 1 stycznia 2024 roku mają obowiązek jej założenia i prowadzenia już wyłącznie w postaci cyfrowej. To kolejny krok w kierunku cyfryzacji procesu inwestycyjno-budowlanego, mający na celu uproszczenie, usprawnienie i zwiększenie przejrzystości obowiązków właścicieli oraz zarządców obiektów budowlanych.

 

Czym jest książka obiektu budowlanego?

 

Książka obiektu budowlanego jest podstawowym dokumentem, w którym dokonywane są wpisy w zakresie informacji o obiekcie budowlanym dotyczących kontroli przeprowadzanych w obiekcie, a także wpisów w zakresie przeglądów technicznych, konserwacji oraz napraw urządzeń przeciwpożarowych. Ponadto w książce tej dokonuje się wpisów dotyczących tych robót budowlanych, które zostały dokonane w obiekcie budowlanym już po jego oddaniu do użytkowania, wpisów dotyczących katastrof budowlanych, a także ujawnienia dokumentów w postaci decyzji, postanowień, zaświadczeń oraz innych dokumentów wydanych przez organy administracji publicznej, dotyczących obiektu budowlanego.

 

Zgodnie z przepisami prawa budowlanego, książkę obiektu budowlanego prowadzi się na bieżąco dla każdego budynku oraz obiektu budowlanego niebędącego budynkiem, którego projekt jest objęty obowiązkiem sprawdzenia. Każdy inny budynek i obiekt budowlany, oczywiście nieobjęty wyłączeniem, musi mieć nie tylko założoną książkę obiektu budowlanego, ale też wszelkie wpisy wymagane, które muszą być dokonywane w książce obiektu budowlanego nie tylko na bieżąco, ale co więcej, także niezwłocznie tj. w terminie 7 dni od daty zaistnienia okoliczności. Co istotne przed wejściem w życie nowelizacji, przepisy nie określały terminu dokonywania wpisów do książki obiektu budowlanego. W przypadku awarii lub przerwy w działaniu systemu c-KOB, uniemożliwiającej dokonanie wpisu w książce obiektu budowlanego prowadzonej w postaci elektronicznej, wpisu dokonuje się niezwłocznie po ustaniu tej awarii lub tej przerwy.

 

Podmioty odpowiedzialne za prowadzenie książki obiektu budowlanego i dokonywane w niej wpisy

 

Za założenie książki obiektu budowlanego odpowiada właściciel lub zarządca obiektu budowlanego. W przypadku zakładania książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej (c-KOB) do systemu c-KOB wprowadza się nie tylko dane dotyczące właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego, ale też dane dotyczące osoby fizycznej, działającej w imieniu właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego w postaci imienia i nazwiska, adresu zamieszkania, adresu e-mail, ale też tytułu prawnego, z którego wynika uprawnienie do reprezentowania właściciela lub zarządcy. Natomiast za prowadzenie książki obiektu budowlanego odpowiada osoba fizyczna wskazana w książce obiektu budowlanego, co w praktyce oznacza, że może to być: zarządca nieruchomości, właściciel lub jeden ze współwłaścicieli nieruchomości, a także pracownik lub inna osoba zatrudniona przez właściciela lub zarządcę nieruchomości. Mając to na uwadze do założenia książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej konieczne jest uprzednie posiadanie konta osobowego w systemie c-KOB. Natomiast do założenia książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej wprowadza się do systemu c-KOB następujące dane:

 

• dane dotyczące właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego: imię i nazwisko lub nazwę, adres zamieszkania lub siedziby, e-mail;
• dane dotyczące osoby fizycznej działającej w imieniu właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego, jeżeli występuje: imię i nazwisko, adres zamieszkania, e-mail, tytuł prawny, z którego wynika uprawnienie do reprezentowania właściciela lub zarządcy;
• dane dotyczące obiektu budowlanego, w szczególności adres i lokalizację obiektu na mapie w systemie c-KOB;
• dokument, z którego wynika tytuł prawny właściciela lub zarządcy do obiektu budowlanego.

 

Ponadto konto w systemie c-KOB muszą mieć zresztą nie tylko osoby uprawnione do założenia i prowadzenia cyfrowej książki obiektu budowlanego, ale też osoby dedykowane do przeprowadzania kontroli stanu technicznego obiektów budowlanych.  Takie osoby już przy zakładaniu konta w systemie c-KOB obowiązane są dodatkowo wskazać rodzaj i zakres posiadanych uprawnień budowlanych albo innych uprawnień dających podstawę do dokonywania kontroli.

 

Korzyści z cyfrowej formy KOB

 

Wprowadzenie obowiązku prowadzenia książki obiektu budowlanego w formie cyfrowej stanowi istotne wyzwanie organizacyjne i techniczne dla wielu właścicieli i zarządców. Jednak cyfrowa forma książki obiektu budowlanego zapewnia znacznie większą przejrzystość i uporządkowanie dokumentacji. W systemie c-KOB gromadzone są wszystkie dane i informacje dotyczące danego obiektu w jednym, scentralizowanym miejscu. Dostęp do książki możliwy jest z każdego miejsca i w dowolnym czasie, co ułatwia zarządzanie wieloma obiektami równolegle – zwłaszcza w przypadku profesjonalnych zarządców nieruchomości czy dużych podmiotów posiadających rozproszone zasoby budowlane.

 

Kolejną istotną zaletą jest automatyzacja i przypomnienia o obowiązkach wynikających z przepisów prawa budowlanego. System może informować uprawnione osoby o zbliżających się terminach przeglądów technicznych czy obowiązkowych kontroli, co minimalizuje ryzyko przeoczenia terminów i związanych z tym sankcji administracyjnych. W przeciwieństwie do wersji papierowej, cyfrowa książka eliminuje także ryzyko zagubienia dokumentacji, nieczytelnych zapisów lub błędnych wpisów wynikających z braku standaryzacji.

 

Cyfrowy system ułatwia również komunikację z organami nadzoru budowlanego – uprawnione podmioty mogą uzyskać dostęp do wymaganych danych w czasie rzeczywistym, bez konieczności żmudnego przesyłania kopii dokumentów. To z kolei przyczynia się do większej transparentności i szybkości postępowań administracyjnych.

 

Wreszcie, cyfrowa książka wpisuje się w szerszy proces cyfryzacji administracji publicznej, którego celem jest ułatwienie prowadzenia działalności gospodarczej, zmniejszenie biurokracji oraz usprawnienie procesów inwestycyjnych. W dłuższej perspektywie cyfrowe prowadzenie dokumentacji obiektów budowlanych może przełożyć się nie tylko na większą efektywność zarządzania nieruchomościami, ale również na poprawę bezpieczeństwa użytkowania obiektów dzięki lepszemu monitorowaniu ich stanu technicznego.

 

Co powinieneś zrobić jako właściciel lub zarządca?

 

Jeżeli jesteś właścicielem lub zarządcą obiektu budowlanego, w pierwszej kolejności powinieneś ustalić, czy obiekt ten podlega obowiązkowi prowadzenia książki obiektu budowlanego. Jeżeli książka była dotychczas prowadzona w wersji papierowej, musisz przygotować się na jej migrację do systemu cyfrowego najpóźniej do 31 grudnia 2026 roku. Jeżeli natomiast książka nie została wcześniej założona, a obiekt nie korzysta z ustawowego wyłączenia, masz obowiązek jej założenia wyłącznie w formie cyfrowej od 1 stycznia 2024 roku.

 

W kolejnym kroku powinieneś założyć konto w systemie c-KOB – zarówno dla siebie jako właściciela lub zarządcy, jak i dla osoby, która będzie książkę prowadzić. Przy zakładaniu książki należy przygotować dane identyfikujące obiekt budowlany, dane właściciela lub zarządcy, ewentualnego pełnomocnika oraz dokumenty potwierdzające tytuł prawny do obiektu. Warto również zidentyfikować osoby odpowiedzialne za kontrole techniczne, które również muszą posiadać konta w systemie i wskazać swoje uprawnienia zawodowe.

 

Następnie należy zapewnić odpowiednie wdrożenie procedur związanych z dokonywaniem wpisów – każdy wpis musi być dokonany niezwłocznie, maksymalnie w terminie siedmiu dni od wystąpienia zdarzenia. Należy również pamiętać o tym, że w przypadku jakiejkolwiek awarii systemu c-KOB, która uniemożliwia dokonanie wpisu, należy go wprowadzić niezwłocznie po jej ustaniu.

 

W praktyce oznacza to, że właściciel lub zarządca powinien zapewnić nie tylko formalne spełnienie obowiązków, ale także wewnętrzne przygotowanie organizacyjne – przeszkolenie pracowników, dostosowanie procedur oraz bieżący nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu. Z uwagi na istotne konsekwencje nieprowadzenia książki lub nieterminowego dokonywania wpisów – w tym kary administracyjne – wdrożenie zmian wynikających z cyfryzacji powinno być traktowane priorytetowo i uwzględnione w planach zarządzania nieruchomościami na najbliższe lata.