W wyniku błędu systemu pracownik otrzymał wynagrodzenie za pracę w podwójnej wysokości. Pracodawca niezwłocznie zauważył błąd i postanowił wezwać pracownika do zwrotu. Jak powinien postąpić pracodawca, aby odzyskać całą należność?

Liczy się czas

Pracownik ma prawo myśleć, że pieniądze znajdujące się na jego rachunku bankowym przeznaczone są do jego wyłącznej dyspozycji, nie musi więc wyjaśniać, dlaczego otrzymał wynagrodzenie wyższe niż zwykle. 

Pracodawca z kolei zobowiązany jest terminowo i w prawidłowej wysokości wypłacać wynagrodzenia pracownikowi i to on powinien czuwać nad tym, aby kwota przekazana bezpośrednio pracownikowi odpowiadała przepisom Kodeksu pracy, wewnątrzzakładowym źródłom prawa pracy i umowie o pracę. Dlatego też, niezwłocznie po zauważeniu nadpłaty, pracodawca powinien wezwać pisemnie pracownika do zwrotu części nienależnego wynagrodzenia, tak aby ten miał świadomość, że określona kwota mu nie przysługuje i powinien ją zwrócić pracodawcy. W przeciwnym wypadku, pracownik będzie mógł wykorzystać całe wynagrodzenie na własne potrzeby i w konsekwencji nie będzie już zobowiązany do zwrotu pracodawcy spornej części wynagrodzenia. 

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracownikowi za wykonaną pracę przysługuje wynagrodzenie, określane potocznie jako wynagrodzenie brutto. Do swojej dyspozycji pracownik z kolei otrzymuje tzw. wynagrodzenie netto, po odliczeniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych i składek na ubezpieczenie społeczne. 

W jakiej wysokości pracownik powinien zwrócić pracodawcy wynagrodzenie?

Żądanie od pracownika zwrotu wyłącznie kwoty netto nie zrekompensuje pracodawcy całości kwoty nienależnie przekazanej pracownikowi. Pracodawca powinien wezwać pracownika do zwrotu kwoty netto wynagrodzenia powiększonej o odprowadzoną zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. 

Zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej, o zwrot nadpłaconego podatku może wystąpić wyłącznie podatnik (pracownik) a nie płatnik (pracodawca). Oznacza to, że pracodawca nie odzyska tej części nienależnie wypłaconego wynagrodzenia bezpośrednio od organu podatkowego. Z kolei pracownik otrzyma zwrot nadpłaconego podatku, po złożeniu stosownego wniosku, po zakończeniu okresu, za który rozlicza się podatek. 

Co ze składami ZUS?

W przypadku stwierdzenia, że pracownikowi wypłacone zostało wynagrodzenie w zawyżonej wysokości, pracodawca powinien zrobić korektę deklaracji ZUS. Wówczas Zakład Ubezpieczeń Społecznych z urzędu zaliczy nadpłatę na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik (pracodawca) składek złoży wniosek o zwrot składek. 

Zwrot to nie jedyne możliwe konsekwencje

Niezależnie od żądania zwrotu pracodawca może rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia, a w skrajnych wypadkach, także bez zachowania okresu wypowiedzenia (tzw. dyscyplinarnie). W myśl przepisów Kodeksu pracy, pracownik zobowiązany jest do lojalności wobec pracodawcy, dbania o dobro zakładu pracy i ochrony jego mienia. Odmowa zwrotu nadmiaru wynagrodzenia może uzasadniać również utratę zaufania do pracownika, zwłaszcza w sytuacji, gdy jest zatrudniony na stanowisku związanym z odpowiedzialnością materialną.