Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) od lat budzi pytania i wątpliwości wśród pracodawców, zwłaszcza tych z sektora prywatnego. Różne progi zatrudnienia determinują nie tylko obowiązek tworzenia funduszu, ale również zakres konsultacji, jakie należy przeprowadzić ze stroną pracowniczą. Poniżej przedstawiamy kompleksowe omówienie podstawowych zasad i najczęstszych niejasności, z którymi mierzą się pracodawcy.

Obowiązek tworzenia ZFŚS – nie dla wszystkich

Zgodnie z art. 3 ustawy o ZFŚS, obligatoryjny charakter Funduszu dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz jednostek sektora finansów publicznych. Pracodawcy zatrudniający od 20 do 49 pracowników tworzą ZFŚS jedynie wówczas, gdy wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa. W pozostałych przypadkach tworzenie Funduszu jest decyzją dobrowolną.

Co istotne, w przypadku dobrowolnego tworzenia Funduszu, pracodawca może ustalić inny niż ustawowy odpis podstawowy – pod warunkiem, że zapis taki znajdzie się w regulaminie i zostanie uzgodniony ze stroną pracowniczą.

Likwidacja Funduszu – tylko po konsultacjach

Rezygnacja z Funduszu, zarówno obowiązkowego, jak i utworzonego dobrowolnie, wymaga zachowania określonych procedur. Pracodawca musi przeprowadzić konsultacje z przedstawicielami pracowników (związkiem zawodowym lub – w jego braku – wybranym przedstawicielem pracowników), a następnie dokonać odpowiednich zmian w regulaminie wynagradzania. Regulamin powinien jednoznacznie wskazywać na likwidację ZFŚS.

W przypadku firm zatrudniających mniej niż 50 osób, które nie zamierzają tworzyć funduszu, konieczne jest poinformowanie o tym fakcie pracowników – najpóźniej do 31 stycznia danego roku.

Świadczenie urlopowe czy ekwiwalent?

Częstym błędem interpretacyjnym jest założenie, że brak funduszu musi wiązać się z obowiązkiem wypłaty ekwiwalentu lub świadczenia urlopowego. Tymczasem świadczenie urlopowe przysługuje wyłącznie w przypadku pracodawców zatrudniających mniej niż 50 osób, którzy zdecydowali się nie tworzyć ZFŚS, ale zadeklarowali wypłatę tego świadczenia. Nie jest to jednak obowiązek ustawowy – a jedynie opcja.

Z kolei pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 osób, którzy zgodnie z ustawą mają obowiązek utworzenia Funduszu, mogą zrezygnować z jego tworzenia pod warunkiem konsultacji i odpowiednich zapisów w regulaminach. W takim przypadku – mimo rezygnacji z Funduszu – nie powstaje obowiązek wypłaty świadczenia urlopowego.

Stan zatrudnienia – kiedy i jak liczyć?

Stan zatrudnienia, od którego zależy obowiązek utworzenia Funduszu, ustala się na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego. To oznacza, że późniejsze fluktuacje kadrowe nie mają wpływu na obowiązek bądź jego brak w danym roku. To również na tym etapie należy dokonać formalnych czynności: poinformować o nietworzeniu Funduszu lub rozpocząć procedurę rezygnacji (jeśli dotyczy).

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to narzędzie wspierające politykę socjalną pracodawców, ale także źródło licznych nieporozumień interpretacyjnych. Kluczowe jest prawidłowe ustalenie progu zatrudnienia, znajomość procedur konsultacyjnych oraz właściwe sformułowanie postanowień w regulaminie wynagradzania. Świadome podejście do przepisów pozwala uniknąć niepotrzebnych sporów i sankcji oraz ułatwia kształtowanie spójnej polityki socjalnej w miejscu pracy.